Die Nadel im Heuhaufen

Digitalisierungsprojekte – Konzept, Steuerung, Qualitätssicherung

Wir begleiten Sie gern bei der Konzepterstellung, dem Projekt- und Qualitätsmanagement von Digitalisierungsprojekten. Gerade bei Großprojekten ist der Aufwand für die Vor- und Nachbereitung sowie die Qualitätskontrolle nicht zu unterschätzen. Aber auch bei kleineren Projekten stecken die Tücken oft im Detail. Mit unserer Erfahrung unterstützen wir Sie bei der vorausschauenden Planung und Steuerung Ihres Digitalisierungsprojekts.

Unser Projekt- und Qualitätsmanagement erfolgt softwaregestützt. Wir verwenden die von uns konzipierte und eigens für uns entwickelte Software Panoptes, die alle Arbeitsschritte bei der Begleitung eines Digitalisierungsprojektes im Projekt- und Qualitätsmanagement abdeckt.

Zu unseren Leistungen im Bereich Digitalisierungsprojekte gehören:

Um den Grundstein für eine erfolgreiche Digitalisierung zu legen, ist es wichtig eine Sichtung der Bestände durchzuführen. Hierbei können wir mit Hilfe unserer Erfahrung die Anforderungen des Archivguts an eine Digitalisierung festlegen, um mögliche Schwierigkeiten bei der Digitalisierung zu vermeiden und Richtlinien für die einheitliche Handhabe und Digitalisierung der wertvollen Originale zu formulieren. Die Ergebnisse werden auf Wunsch in ein Lastenheft für die Ausschreibung der Scandienstleistung überführt. Dieses kann im Anschluss auch um Prozessbeschreibungen v.a. für Logistik, Datenflüsse und (Pre-)Ingest ergänzt werden. Darauf aufbauend kann (durch uns) eine Kostenkalkulation für das Gesamtprojekt erstellt werden. Hierbei berechnen wir nicht nur die reinen Scankosten, sondern schnüren ein Gesamtpaket, welches auch mögliche vor- und nachbereitende Tätigkeiten abdeckt (z.B.: Entwurf eines Metadatenmodells, Möglichkeiten automatischer Datenanalysen, Planung einer mehrstufigen Qualitätssicherung, Aufwand für die Langzeitsicherung).

An Hand der zu digitalisierenden Mengenvolumina errechnen wir Ablaufpläne, die auch mögliche Komplexitätsunterschiede von Beständen berücksichtigen. In Absprache mit Auftraggeber und Digitalisierungsdienstleister steuern wir den Lieferumfang und unterstützen den Auftraggeber bei der Vor- und Nachbereitung der Digitalisierung. Besonders wichtig ist dabei die Dokumentation der Übergaben und Übernahmen von Archivalien- und Digitalisaten sowie der aufgetretenen Besonderheiten, um die dauerhafte Nachvollziehbarkeit im und über das Digitalisierungsprojekt hinaus gewährleisten zu können.

Panoptes bietet eine Übersichtsfunktion, an Hand derer der Projektfortschritt abgelesen werden kann. Somit können wir den Auftraggeber in regelmäßigen Abständen über den Verlauf des Projektes informieren. Darüber hinaus können die bei der Qualitätssicherung erfasste Mengen für die Rechnungsprüfung verwendet werden.

Zunächst importieren wir die Daten in Panoptes und prüfen automatisiert die Vollständigkeit auf den Ebenen Archivalie, Master, Derivat und Datei. Aus den vom Digitalisierungsdienstleister gelieferten Daten werden Metadaten extrahiert, mit denen die Validierung von Dateinamen, Metadaten und der Spezifikation der geforderten Dateiformate erfolgt.

Nachdem die gelieferten Daten diese technischen Prüfungen bestanden haben, beginnen die intellektuellen Prüfungen. Diese werden über das in Panoptes integrierte Stichprobenmodul gesteuert. Es können sowohl für die Gesamtheit der gelieferten Digitalisate (nach ISO-Norm 2859 - Annahmestichprobenprüfung anhand der Anzahl fehlerhafter Einheiten oder Fehler (Attributprüfung)), als auch für die Gesamtheit der gelieferten Archivalien Stichproben gezogen werden.

Die intellektuelle Prüfung („Sichtprüfung am Original“) kann in Panoptes nach vordefinierbaren - und in der Anforderungsanalyse festgelegten - einheitlichen Fehlerkategorien, sowohl auf Archivalien-, als auch auf Digitalisatebene dokumentiert werden.

Fehlerhaft gescannte Archivalien werden in Panoptes direkt wieder der Archivalienlogistik zugeführt und somit für die erneute Übergabe an den Digitalisierungsdienstleister vorbereitet.

Wenn die Digitalisate einer Archivalie nachgebessert wurden, werden sie abermals importiert und als zweite Version mit der Archivalie verknüpft. Die beiden Versionen können nun miteinander verglichen werden. Die gültige Version wird für den Export als Submission Information Packages (SIP) vorgesehen und die fehlerhafte Version aus dem System bereinigt. Die Ausgestaltung der SIP kann zu Beginn eines Projekts gemäß den Anforderungen des Digitalen Archivs angepasst werden. Neben den Digitalisierungsdaten können extrahierte Metadaten und Erhaltungsmetadaten aus der Qualitätssicherung exportiert werden. Der Export der SIP aus Panoptes erfolgt auf dafür vorgesehene Speichermedien oder -Netzwerke. Panoptes kann somit als Pre-Ingest-Tool – speziell zugeschnitten für Digitalisierungsprojekte – bezeichnet werden.

Weitere Informationen zu unserer QS-Software Panoptes finden Sie hier!

Wir sind die Experten für Ihr Archiv

Archive müssen gepflegt und modernisiert werden. Sie sind nur dann von Nutzen, wenn auf Daten gezielt und benutzerfreundlich zugegriffen werden kann.

Diese umfangreiche Aufgabe zu bewältigen, ist für viele Archive und Unternehmen im Alltag nur schwer zu erfüllen. Mit Know-how, dem richtigen Equipment und geschultem Blick für effektive Lösungen bringen wir Ihr Archiv nach individuellen Gesichtspunkten auf höchstes archivfachliches Niveau.

Bewahren was Ihnen wertvoll ist

Unsere Dienstleistungen sind vielfältig: Wir unterstützen große Stadtarchive bei der Retrokonversion ihrer analogen Daten. Wir führen Bestandserschließungen für Unternehmen durch, die ihre Aktenberge im Keller ordnen wollen. Auch für die Erschließung von Film- und Tonbeständen haben wir innovative Lösungen parat.

Jedes Projekt weckt unsere Neugier. Traditionen auch in Zukunft lesbar zu machen, ist uns ein persönliches Anliegen.